Каковы хорошие решения для хранения / архивирования цифровых документов?
Мы стремимся оцифровать большую часть нашей физической документации и упорядочить документы, которые у нас уже есть, в цифровом формате.
В настоящее время мы используем Dropbox для бизнеса, но ищем лучшее решение, которое позволит нам:
- Категоризация и пометка документов
- Обеспечить контроль доступа
- Локальные данные предпочтительнее, чем облачные, из-за чувствительности данных (юридические документы, банковские выписки, контракты и т. Д.)
- Возможность индексировать PDF-документы и сделать их доступными для поиска (аналогично Evernote - было бы здорово, но не обязательно)
- Создавать полные резервные копии
Какие есть варианты, я не смог найти ничего подходящего, но уверен, что должны быть решения, которые используют юридические офисы и т. Д.?
1 ответ
На ум приходят два варианта.
- Почему бы просто не использовать встроенные функции Windows и Adobe Acrobat?
В Windows Vista 7 и 8 помечать документы очень просто, а с помощью групповой политики обеспечивается доступ к папкам (где документы сохраняются по категориям). Adobe Acrobat может легко выполнять поиск по нескольким документам PDF одновременно, и создание резервных копий так же просто, как копировать файлы на USB-накопитель (с программным обеспечением или без, чтобы сделать это автоматически). И все это на 100% локально.
Используйте Google Docs.
С Google Docs загрузка и классификация файлов очень проста и понятна, а с Google Drive (все Google Docs хранятся на Google Диске) сохранение дополнительной копии также невероятно легко настроить. Google, возможно, имеет лучшие алгоритмы поиска и сможет проиндексировать ваши файлы для вас.
Надеюсь, это поможет.