Динамически отслеживать проблемы с общим почтовым ящиком Lotus Notes 6

Как команда, имеющая доступ к общему почтовому ящику Lotus Notus 6, может отслеживать проблемы с точки зрения управления операциями, не используя (в значительной степени) папки Note?

Папки, если они синхронизированы правильно в Notes 6, было бы замечательно отслеживать, в каком состоянии конвейера процессов находится каждая проблема (одна папка на стадию конвейера - папки верхнего уровня). Каждая проблема обычно имеет несколько предметных разговоров (папки второго уровня). Проблемы могут (должны) легко переходить от одного члена команды к другому (переименовывать папку проблемы).

Пример:

• A01: Задачи типа A, Выполняется
  • Исправление документации поддержки пользователей [Member2]
• A02: Задачи типа A, завершено
  • Реорганизовать структуру документа [Member1]

Lotus Notes 6 не может синхронизировать папки Lotus Notes (иерархию и имена), просто обновляя, каждый член команды должен перезапустить настольное приложение; повторного открытия вкладки почтового ящика тоже недостаточно. Перемещение папок в течение всего дня отнимает много времени, поскольку каждому члену команды приходится постоянно перезапускать приложение Lotus Notes, чтобы получить последнюю иерархию.

Категории предназначены только для элементов календаря и задач (у команды нет общего календаря или задач). То, что я действительно ищу, является функцией маркировки электронной почты. Я только что видел, что в "Свойствах документа" электронного письма есть поле "Ключевые слова", есть ли способ создать настраиваемые представления для ключевых слов?

Обновление или изменение платформы в настоящее время не вариант.