Создать встречи Outlook для группы, не будучи включенным?
Я видел похожий запрос, но он не отвечает конкретно моим потребностям, поэтому я надеюсь, что смогу найти другой ответ, перезапустив вопрос.
Вот ситуация:
Я менеджер отдела продаж. Поскольку я не являюсь частью отдела продаж на переднем крае, есть встречи или задачи, о которых я хочу, чтобы о моей команде напоминали, но мне не нужно (или не хочу) напоминать о них лично. У меня есть десятки других встреч в день, которые мне нужно сохранить, и мне не нужно, чтобы их напоминания были в моем Outlook.
Решением для других было стать делегатом чужого календаря. Но опять же, это не то, чего я хочу, потому что мне нужно это, чтобы охватить большую группу людей, а не только одного или двух.
Я просто хочу отправить приглашение в мою команду, чтобы они приняли его, чтобы оно было в их календаре, но не включено в мое. Можно ли это сделать?
4 ответа
Есть несколько возможных подходов:
- Получить кого-то еще, чтобы создать приглашение на встречу;) Самый простой подход!
- Создать специальный почтовый ящик в Exchange только для приглашения на собрания - кажется, немного излишним
- Создайте собрание с определенной категорией и измените представление календаря, чтобы исключить эту категорию
Последнее ближе всего к вашему вопросу.
Настройте категории Outlook в соответствии с вашими потребностями и добавьте категорию под названием Hide Me или что угодно.
Создайте новую встречу при назначении выбранной категории. Не забудьте изменить "Показать как" с "Занят" на "Свободно", чтобы ваше свободное время не было занято.
В представлении календаря выберите вкладку "Вид" и нажмите "Настройки просмотра".
Нажмите "Фильтр...", "Дополнительно", "Поле", "Категории". Измените условие на "не содержит" и введите категорию для исключения в поле "Значение".
Теперь вы сможете создавать новые встречи, которые вы не видите, но делают все остальные.
Вы также можете создать встречу, отправить ее, а затем вернуться к ней и изменить на "Свободная". Закройте встречу, но не отправляйте обновления. Сначала проверьте его с коллегой, но он должен оставить ваш календарь свободным, и они по-прежнему будут выглядеть занятыми с напоминанием.
Я слишком регулярно назначаю встречи другим людям в компании, и в конечном итоге у меня всегда есть собственный календарь, показывающий, что я занят, когда я не занят... сводит меня с ума.
Я обнаружил, что если вы назначите встречи, а затем пометите себя как свободный - и не отправите обновление, ИНОГДА встреча в календарях другого человека будет сохраняться как занятая... а ИНОГДА это не так. Честно говоря, я не понял причину, по которой это произошло, но думаю, что это как-то связано с обновлением записи о встрече, хотя она все еще помечена как свободная в моем календаре. В следующий раз я попытаюсь изменить свой статус на занятой - затем сделать обновление и отправить повторно - затем снова изменить свой статус на свободный и не отправлять обновление.
Похоже, что Microsoft должно будет довольно легко внести изменения в программу в следующем обновлении. Клянусь, однажды я видел в Teams возможность пометить себя как непосещающего; но больше не могу этого найти. (Был бы использовать Teams для настройки собраний, но не смог прикрепить документ к приглашению на собрание).
Невозможно изменить встречу по собственному расписанию, чтобы она отображалась как "бесплатная". Я пробовал это несколько раз. Я все еще надеюсь, что кто-то где-то выяснил, как назначить встречу, но либо A: не включать его в календарь отправителя, либо B: удалить его из календаря отправителя, не затрагивая собрание в чьем-либо календаре. Это не должно быть так сложно.