Ищете хорошую методологию управления входящими
Я получаю пару сотен писем в день на работу. Многие из них являются частью разговора по электронной почте, который длится несколько дней или даже недель, поэтому я не хочу их просто удалять, так как они могут понадобиться для справки в какой-то момент в ближайшем будущем. В результате в одной только папке "Входящие" у меня тысячи писем, большинство из которых больше не актуально. Я использую Thunderbird, поэтому у меня есть некоторые организационные функции, но мне действительно нужна хорошая общая методология управления электронной почтой. У кого-нибудь есть предложения? Спасибо!
5 ответов
Комбинация различных интерпретаций стратегии "нулевого входящего" в сочетании с процессом Get Things Done ( GTD).
- Самодисциплина: просматривайте свой почтовый ящик только несколько раз в день - когда вы начинаете работу, незадолго до окончания работы и пару раз между ними.
- Организация почтового файла: в вашем почтовом файле должно быть две "специальные" папки: корзина и программная корзина. Затем пусть папки (и, возможно, частные) работают с различными подпапками для проектов / тем.
- Процесс: всякий раз, когда вы открываете свой почтовый ящик, обрабатывайте все письма, начиная сверху и не заканчивая, пока почтовый ящик не станет равным нулю. В зависимости от количества писем, перебирайте входящие сообщения итеративно, пока не опустеете
Возможные действия по почте:
- немедленно удалить в корзину почтового ящика (вещи, которые вам больше не нужны)
- перейти в папку софт-мусора (вещи, которые могут вам понадобиться в ближайшее время)
- перейти в папку корзины (вещи, которые вы хотите сохранить)
- переместитесь в отдельную папку под рабочими или личными папками (вещи, которые вы хотите сохранить и достаточно важные)
Разница между корзиной и выделенными папками под работой
Попробуйте положить все в корзину и просто используйте функцию поиска. Но, возможно, есть определенные темы / проекты / проблемы, которые вы хотите сгруппировать и просмотреть их полностью - поэтому вы помещаете их в папку с соответствующим именем.
Еще один совет для папки корзины - в зависимости от вашего почтового приложения - это использование тегов для расширенных функций поиска.
Что делать с папкой soft-trash
Регулярно удаляйте письма из папки софт-мусора, например письма старше 3 месяцев. Это дает вам определенное количество писем с задержками, когда вы узнаете, что вам нужно это письмо, которое вы удалили 2 дня назад, потому что вы думали, что оно вам больше не понадобится...
Inbox Zero - лучший ответ, как предположил Манни . После того, как вы закончите с этим, ознакомьтесь с документом Getting Things Done: Искусство продуктивности без стресса (Мягкая обложка)
Это поможет вам усовершенствовать ваши новые найденные суперспособности
Подводя итог процесса GTD:
При обработке сегмента соблюдается строгий рабочий процесс:
- Начните сверху.
- Занимайтесь одним предметом за раз.
- Никогда не кладите ничего обратно во "в".
- Если предмет требует действия, сделайте одно :
- Сделай это (если это займет не более двух минут)
- Делегировать его
- Отложите это
- Если предмет не требует действий, сделайте одно :
- Файл для справки
- Выброси это
- Инкубируйте его для возможных действий позже
Если на выполнение чего-либо требуется менее двух минут, это следует сделать немедленно. Двухминутное правило - это руководство, которое приблизительно охватывает время, которое потребуется, чтобы официально отложить действие.
Смотрите статью в Википедии для получения дополнительной информации.
Мне очень нравится стратегия Inbox Zero. Конечно, это требует определенных усилий, но вы не можете ожидать легкой обработки электронной почты, не так ли?
Это немного экстремально / неорганизованно, но я иногда делаю (в gMail) "Выбрать все", а затем просматриваю и отменяю выбор важных и затем нажимаю "Архив". Это оставляет только важные вещи в папке "Входящие".
У меня гораздо больше ненужных писем, чем я понимаю, поэтому это действительно хорошо работает для меня.
Как всегда, YMMV.
Я перестал организовывать свою электронную почту, потому что мне казалось, что я все испортил и позволил накапливать электронные письма, а потом просто не мог найти то, что искал, потому что не знал, в какую папку я его положил. Для чего это стоит, Я использую Outlook 2003 и получаю менее 30 сообщений в день.
Вот что я делаю сейчас:
- Я установил Google Desktop, потому что он позволяет мне искать свою электронную почту лучше, чем что-либо еще, что я могу найти.
- Я держу один месяц электронной почты в моем почтовом ящике. После этого я перемещаю его в отдельный архив.
- У меня есть несколько папок, которые я использую, но они в основном предназначены для автоматических электронных писем, которые я получаю, и для электронных писем, на которые я часто ссылаюсь. Большинство из этих папок имеют настроенное правило, которое автоматически помещает электронную почту в эту папку и полностью обходит мой почтовый ящик.
Удачи!