Есть ли способ использовать Room Finder без списков комнат?
Я использую Outlook 2010, и у наших администраторов Exchange настроены почтовые ящики для многих комнат собраний, доступных на наших объектах. Однако может показаться, что у них нет настроенных списков комнат. (Я понял это потому, что не вижу раскрывающегося меню "Показать список комнат". Но я вижу пустые разделы "Выберите доступную комнату" и "Рекомендуемое время".)
Могу ли я по-прежнему иметь возможность использовать удобную функциональность (через какую-то локальную адресную книгу комнаты или аналогичную) средства поиска комнат, не создавая списки комнат на сервере Exchange?
4 ответа
Единственный способ настроить списки комнат - ТОЛЬКО администратор Exchange. Я лично не нашел хорошего способа обойти это. Вам может потребоваться настроить один или несколько списков локальных адресов, содержащих только конференц-залы. Затем выберите их при планировании, РАСШИРИТЕ список и удалите записи, которые не работают для вас. Интересно, что когда вы это сделаете, средство поиска комнат укажет, в какие моменты возникают конфликты, а в какие - нет. Позволяет вам легче найти комнату.
Из того, что я узнал, Room Finder будет работать только в том случае, если вы используете специальный диалог "Выбор комнат" (доступный через кнопки "Комнаты..." или "Добавить комнаты...") и непосредственно вводите комнаты там. Когда вы указываете комнаты другими способами, например, в поле "Кому" или в списке "Все посетители", "Средство поиска комнат" будет считать эти комнаты постоянными посетителями и, например, не будет отображать их как "доступные комнаты" в списке "Предлагаемое время".
Таким образом, простой способ использовать Room Finder - вручную выбрать несколько комнат в диалоговом окне "Выбор комнат".
Однако это может быть неудобно, если у вас длинный список комнат кандидатов. Чтобы решить эту проблему, вы можете использовать локальную контактную группу. Создайте такую группу, назовите ее "Мои комнаты" и добавьте в нее комнаты, которые вы хотите использовать для встреч. Затем создайте новое собрание и используйте группу следующим образом:
- Введите название группы "Мои комнаты" в поле "Кому".
- Если Outlook еще не распознает группу, нажмите "Проверить имена"
- Нажмите на знак плюс слева от "Мои комнаты" и подтвердите диалог
- Вырезать все комнаты в поле "Кому" (CTRL+A, CTRL+X)
- Введите участников
- Откройте диалоговое окно "Выбор комнат" (ALT+M или нажмите кнопку "Комнаты" справа от текстового поля местоположений)
- Вставьте комнаты в поле Комнаты и подтвердите диалог (CTRL+V, ENTER)
Теперь шоу Room Finder покажет доступные номера из вашего личного списка номеров-кандидатов.
Лучшее решение, которое я лично нашел, - это добавить блок комнат, из которых я хочу выбрать, в помощник по планированию, а затем выбрать "Сохранить как", выбрать "Шаблон Outlook" в качестве типа файла и сохранить файл где-нибудь под рукой. У меня есть один файл шаблона для каждого этажа здания, в котором я нахожусь. Я просто иду в папку с документами и открываю оттуда файл шаблона для пола, на котором я хочу забронировать. Если вы сделаете это, убедитесь, что вы оставили поля Subject и To пустыми перед сохранением.
Я до сих пор не нашел способ отобразить вместимость помещения на экране "Помощник по планированию". Если бы это можно было сделать, не нажимая кнопку "Добавить комнаты", я был бы очень счастлив.
Это может быть возможным альтернативным решением: настройка новой формы Outlook для приглашения на собрание (support.office.com). По сути, вы создаете свою собственную форму встречи, предварительно заполненную нужными вам комнатами:
- Откройте Outlook и сфокусируйтесь на своей папке "Календарь"
- В меню выберите Инструменты -> Формы -> Форма дизайна.
- В раскрывающемся списке "Искать в:" убедитесь, что выбрана "Библиотека стандартных форм", выделите "Встреча" в списке доступных форм и нажмите "Открыть".
- Добавьте комнаты, которые вы хотите к встрече
- Нажмите "Инструменты -> Формы -> Опубликовать форму как" и сохраните ее в своей библиотеке личных форм.
- Используйте эту новую форму для создания встреч в будущем!
Вероятно, есть хороший способ создать ярлык для этой новой формы и поместить его на ленту....